• Ada – Allocation aux Demandeurs d’Asile       
• AGDREF – Application de Gestion des Dossiers des Ressortissants Etrangers en France      
• Anef  - Administration Numérique pour les Etrangers en France      
• DGEF - Direction générale des étrangers en France      
• DNA – Dispositif National d’Accueil des Demandeurs d’Asile et des Réfugiés      
• Guda – Guichet Unique pour les Demandeurs d’Asile      
• Ofii – Office Français de l’Immigration et l’Intégration      
• Règlementation Applicable – le Règlement européen n°2016/679 sur la protection des données du 27 avril 2016 (RGPD) et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978      
• Spada – Structure du Premier Accueil des Demandeurs d’Asile

Les responsables de traitement s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable aux traitements de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016-679 du Parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 (ci-après, « RGPD ») ainsi que la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles modifiant la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après, « Loi Informatique et Libertés »).

L’Ofii et la DGEF sont co-responsables du traitement du Portail des étrangers en France. Pour poser des questions, faire part de vos remarques au sujet de la présente Politique et de nos pratiques en matière de protection des données personnelles, ou pour porter réclamation pour non-conformité avec les lois sur la protection de la vie privée en vigueur, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données (DPO) de l’Ofii par e-mail à l’adresse suivante : dpo@ofii.fr. Le responsable du traitement à la DGEF pourra utilement être contacté à l’adresse suivante : dpanef-dgef@interieur.gouv.fr

L'Ofii est responsable de toutes les activités du périmètre Ofii. 

La DGEF est responsable de toutes les activités du périmètre de l'Anef.

Le Portail des étrangers en France est une plateforme mise en œuvre conjointement par la DGEF et l’Ofii dans le cadre de leurs missions d’intérêt public. Dans le cadre de l’utilisation de cette plateforme, plusieurs traitements de données sont mis en œuvre. Cette plateforme est nécessaire pour :

• Permettre au ressortissant étranger de consulter ses données personnelles enregistrées lors de la prise en charge de son dossier par la DGEF et l’Ofii figurant dans les différents traitements connexes ;      
• Permettre au ressortissant étranger de procéder à des échanges dématérialisés avec les agents des administrations chargés du suivi de ses procédures en vue de modifier ses données et de signaler toute modification de sa situation personnelle ;      
• Fluidifier les échanges d’information personnelle ou générique entre l’usager et les administrations ;      
• Mieux coordonner l’action des services chargés de mettre en œuvre des procédures intéressant les ressortissants étrangers ;      
• Assurer le suivi de ces demandes et établir des statistiques de fréquentation des différentes demandes.

Le traitement des données personnelles est réalisé selon la volonté de l’État français. Il permet de faciliter le parcours d’un étranger et de dématérialiser les procédures en améliorant ses échanges avec les administrations en charge de la gestion de son dossier et de ses démarches. Les données collectées dans le cadre de ce traitement ne font pas l’objet d’autres utilisations que celles qui sont listées ci-dessus.

Pour faciliter la gestion des démarches administratives des étrangers, la DGEF, l’Ofii et les agents de préfecture recueillent plusieurs données à caractère personnel. Parmi ces données, l’on retrouve des données relatives à l’état civil et à la situation personnelle de l’usager étranger. Ces données sont initialement collectées par les agents des préfectures sous le contrôle de la DGEF ou l’Ofii, de la DGEF et de l’Ofii directement auprès de ces usagers et notamment lors de l’entretien en Guda ou lorsqu’ils procèdent aux formalités pertinentes et aux démarches d’usage, par voie électronique ou en présentiel. Dans le cadre du traitement, la préfecture et la DGEF collectent et déterminent auprès de l’usager les informations personnelles suivantes :         

• État-civil et situation personnelle du ressortissant étranger : Nom de naissance, Nom d'usage, Prénom, Sexe, Date de naissance, Pays de naissance, Ville de naissance, Nationalité, Situation familiale, Adresse e-mail, N° de téléphone, Adresse de domicile, Composition familiale,         
• Date de mise à jour de la composition familiale ;        
• L’identifiant étranger est généré automatiquement afin de permettre à l’usager de disposer d’une référence unique pour l’intégralité de ses démarches sur le fondement duquel est basée la procédure d’authentification ;        
• Situation administrative du ressortissant étranger : Date d'entrée en France, Motif du TSE ou TVE (Titre de séjour ou de voyage) / visa actuel, Documents administratifs (attestation de demande d’asile, notification de décision, etc.), décision administrative faisant grief.

L’Ofii collecte auprès des usagers différents types d’information :

• Conditions d'accueil du ressortissant étranger : Date de signature de l'OPC, Statut d'hébergement, Date d'hébergement, Nom et prénom de l'attributaire de l'Ada,  Mode de versement de l'Ada, Montant disponible sur la carte Ada, 4 derniers chiffres de la carte Ada, Dates de validité de la carte Ada, Statut de la carte Ada, Nom prénom du titulaire du Rib, Iban, Bic, Montants des versements de l'Ada,         
• Dates des versements de l'Ada, Statut des versements de l'Ada, Période concernée par le versement, Nombre de jours concernés par le versement ;        
• Conditions d'hébergement et d'accompagnement du ressortissant étranger : Nom du centre d'hébergement, Adresse du centre d'hébergement, Numéro de téléphone du centre d'hébergement, Nom du Spada, Adresse du Spada, Numéro de téléphone du Spada ;        
• Situation administrative du ressortissant étranger : Documents (attestation de fin de droit ; attestation de versements ; attestation d'éligibilité ; notification à se présenter en Spada ; notification à se présenter à l'hébergement ; attestation familiale provisoire).

La plateforme Portail des étrangers en France met en relation différents traitements fédérés. C’est la raison pour laquelle il convient de distinguer les durées de conservation par traitement. Concernant le traitement AGDREF2, tout dossier n’ayant fait l'objet d'aucune mise à jour dans un délai de cinq ans à compter de l'enregistrement des premières données qu'il contient est supprimé du traitement, conformément à l’article R. 611-7-1 du Ceseda. Concernant le traitement DNA, la durée maximale de conservation des données est fixée à deux ans à compter de la notification de la décision définitive sur la demande d’asile du Demandeur d'Asile, selon les dispositions de l’article R. 744-49 du Ceseda. Concernant les logs utilisateurs, ces données doivent être conservées pour l’analyse des éventuelles anomalies. La durée de conservation de ces logs utilisateurs est de trois mois à compter de la dernière connexion de l’usager.

Ces données sont traitées par les agents de l’Ofii et de la DGEF pour la gestion administrative du dossier de l’usager étranger. Les données personnelles utilisées dans le cadre du traitement du Portail des étrangers en France sont également à destination des usagers étrangers ou de leur représentant légal qu’elles concernent exclusivement, et leur sont accessibles via le portail usager pour faciliter leurs démarches administratives et leur information. Cela signifie que l’usager peut avoir accès à ses propres données.

Le Portail des étrangers en France par son fonctionnement ne stocke aucune donnée personnelle hors de l’Union européenne. 

L’Ofii et la DGEF utilisent toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées.

Les mesures organisationnelles mises en place sont les suivantes :

• Organisation de la politique de protection de la vie privée ;         
• Gérer la politique de protection de la vie privée ;         
• Gérer les risques ;         
• Intégrer la protection de la vie privée dans les projets ;         
• Gérer les incidents de sécurité et les violations de données ;         
• Gestion des personnels ;         
• Superviser la protection de la vie privée ;         
• Gestion de projet.

Les mesures techniques mises en place sont les suivantes :

• Chiffrement ;         
• Cloisonnement ;         
• Contrôle des accès logiques ;        
• Journalisation & Traçabilité ;         
• Minimisation des données.

Les mesures générales de sécurité du système mises en place sont les suivantes :

• Sécurisation de l'exploitation ;        
• Lutte contre les logiciels malveillants ;        
• Gestion des postes de travail ;        
• Protection des sites Web ;        
• Maintenance ;        
• Sécurisation des canaux informatiques ;        
• Sécurité physique ;        
• Sécurisation des matériels ;        
• Éloignement des sources de risques & Protection contre les sources de risques non humaines.

La Règlementation Applicable permet aux usagers de bénéficier d’un ensemble de droits sur les données personnelles faisant l’objet de ce traitement. Parmi ces droits, il existe notamment le droit d’accès, le droit à la rectification, le droit à la limitation de vos données et, dans les situations applicables, le droit à l’effacement. 

L’ensemble de ces droits sont exerçables selon plusieurs voies de contact :          

• Par courrier auprès du préfet du lieu de domicile en charge du dossier administratif ;        
• Par e-mail d’information générique : dpanef-dgef@interieur.gouv.fr ;        
• Par courrier : Ofii– A l’attention du DPO à l’adresse suivante :  44, Rue Bargue 75015 Paris ;        
• Formulaire de demande de droit : https://etrangers-en-france.interieur.gouv.fr/rgpd#.         

Il peut être demandé de joindre à une demande une copie d’une pièce d'identité ou tout autre justificatif d'identité si cela s’avère nécessaire. Si la demande est soumise par une personne autre que la personne concernée, sans preuve que la demande est légalement formulée en son nom, la demande sera rejetée.

Dans le cas où la réponse apportée à une demande ne saurait être satisfaisante, les usagers ou toute autre personne concernée ont le droit de porter réclamation auprès de la Cnil https://www.cnil.fr/fr/plaintes.